Accrual Accounting
Kế toán dồn tích
Accrual accounting (kế toán dồn tích) là phương pháp ghi nhận doanh thu khi đã tạo ra (đã giao hàng, đã cung cấp dịch vụ) và ghi nhận chi phí khi đã phát sinh, bất kể tiền đã thu hay đã chi hay chưa. Đây là cơ sở lập báo cáo tài chính theo VAS và IFRS. Nó đối lập với cash basis (kế toán tiền mặt), chỉ ghi khi tiền thực sự vào hoặc ra.
Explanation
Mục tiêu của accrual accounting là cho thấy kết quả kinh doanh thực sự của một kỳ, không bị méo vì thời điểm thu chi tiền. Một công ty tư vấn làm xong hợp đồng trong tháng 12 nhưng tháng 1 mới thu tiền vẫn phải ghi doanh thu tháng 12; tiền lương tháng 12 trả vào đầu tháng 1 vẫn là chi phí tháng 12. VAS 01 (chuẩn mực chung) và khuôn khổ khái niệm của IFRS đều coi cơ sở dồn tích là nguyên tắc nền tảng.
Kế toán dồn tích sinh ra các khoản mục trên balance sheet để "giữ chỗ" cho chênh lệch thời điểm: phải thu khách hàng (doanh thu đã ghi, tiền chưa thu), doanh thu chưa thực hiện (tiền đã thu, dịch vụ chưa làm), chi phí trả trước (tiền đã chi, chi phí chưa đến kỳ) và chi phí phải trả (chi phí đã phát sinh, tiền chưa chi). Cuối mỗi kỳ, kế toán làm bút toán điều chỉnh để đưa các khoản này về đúng kỳ.
Điểm yếu của dồn tích là phụ thuộc vào ước tính và phán đoán, nên lợi nhuận có thể bị "làm đẹp" bằng cách ghi nhận doanh thu sớm hoặc hoãn chi phí. Vì vậy nhà phân tích luôn đối chiếu lợi nhuận dồn tích với dòng tiền từ hoạt động kinh doanh. Nhiều hộ kinh doanh ở Việt Nam quen ghi theo tiền mặt, nhưng khi trở thành doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính hay đi vay ngân hàng thì phải dùng cơ sở dồn tích.
Key Points
- Ghi doanh thu khi tạo ra, ghi chi phí khi phát sinh, không chờ tiền.
- Là cơ sở lập báo cáo tài chính theo VAS và IFRS.
- Sinh ra phải thu, phải trả, chi phí trả trước, chi phí phải trả, doanh thu chưa thực hiện.
- Phụ thuộc ước tính nên cần đối chiếu với dòng tiền để kiểm tra chất lượng lợi nhuận.
Examples
Worked Example
So sánh lợi nhuận tháng 12 theo tiền mặt và theo dồn tích
Công ty Tư vấn Minh Quân (số liệu giả định) trong tháng 12: hoàn thành hợp đồng tư vấn 120 triệu đồng, khách trả vào tháng 1; nhận trước 60 triệu đồng cho dịch vụ sẽ làm từ tháng 1 đến tháng 3 năm sau; ngày 01.12 trả trước tiền thuê văn phòng 6 tháng 90 triệu đồng; lương tháng 12 là 50 triệu đồng, trả ngày 05.01.
- Theo tiền mặt: thu 60, chi 90, lợi nhuận tháng 12 = 60 - 90 = -30 triệu đồng.
- Theo dồn tích, doanh thu tháng 12 = 120 (60 nhận trước chưa phải doanh thu, ghi vào doanh thu chưa thực hiện).
- Chi phí thuê tháng 12 = 90 / 6 = 15; chi phí lương tháng 12 = 50.
- Lợi nhuận dồn tích tháng 12 = 120 - 15 - 50 = 55 triệu đồng; chênh lệch so với tiền mặt = 55 - (-30) = 85 triệu đồng.
Theo tiền mặt Minh Quân có vẻ lỗ 30 triệu đồng, nhưng kết quả kinh doanh thực của tháng 12 là lãi 55 triệu đồng. Trên balance sheet sẽ có phải thu 120, chi phí trả trước 75, chi phí phải trả 50 và doanh thu chưa thực hiện 60 triệu đồng.
Real-World Scenario
Startup phần mềm thuê bao thu tiền năm
Một startup phần mềm quản lý bán hàng ở TP.HCM thu phí thuê bao một năm ngay khi khách đăng ký. Tháng đầu chiến dịch, công ty thu 2,4 tỷ đồng và nhà sáng lập muốn báo với nhà đầu tư rằng "doanh thu tháng đạt 2,4 tỷ".
CFO của startup giải thích theo dồn tích, mỗi tháng chỉ ghi 1/12 số đó là doanh thu, tức 200 triệu đồng, phần còn lại là doanh thu chưa thực hiện (một khoản nợ phải trả vì công ty còn nợ khách dịch vụ). Báo cáo đúng cách giúp nhà đầu tư thấy doanh thu định kỳ thật và không bị bất ngờ khi tiền thu giảm ở các tháng sau.
Common Mistakes
Common Mistake
Ghi tiền khách đặt cọc thành doanh thu
Một xưởng nội thất nhận đặt cọc 300 triệu đồng cho đơn hàng sẽ giao trong quý sau và ghi ngay vào doanh thu quý này, làm lợi nhuận quý tăng mạnh.
Chưa giao hàng thì chưa có doanh thu. Cách đúng: ghi Nợ TK 112 / Có TK 131 (người mua trả tiền trước) 300 triệu đồng, đây là nợ phải trả; khi giao hàng mới ghi doanh thu và kết chuyển giá vốn tương ứng.
- Nhầm lợi nhuận dồn tích với tiền thực thu trong kỳ.
- Ghi khoản khách trả trước thành doanh thu ngay khi nhận tiền.
- Ghi toàn bộ tiền trả trước nhiều kỳ (thuê, bảo hiểm) vào chi phí của kỳ trả tiền.
- Bỏ qua chi phí đã phát sinh nhưng chưa có hoá đơn cuối kỳ.
Exam Tip
CFA Level I (Financial Statement Analysis) và ACCA FA hỏi bốn loại khoản dồn tích (unearned revenue, accrued revenue, prepaid expense, accrued expense) và tác động của từng loại lên tài sản, nợ và lợi nhuận.