Trial Balance
Bảng cân đối thử
Trial balance (bảng cân đối thử) là bảng liệt kê số dư cuối kỳ của tất cả tài khoản trên sổ cái, chia thành cột Nợ và cột Có, để kiểm tra tổng hai cột có bằng nhau không. Ở Việt Nam bảng này thường gọi là bảng cân đối số phát sinh. Nó là bước kiểm tra trung gian trước khi lập báo cáo tài chính.
Explanation
Vì ghi sổ kép luôn ghi Nợ bằng Có, tổng số dư Nợ của mọi tài khoản phải bằng tổng số dư Có. Trial balance tận dụng điều này: kế toán lấy số dư cuối kỳ từ general ledger (sổ cái), xếp vào hai cột rồi cộng. Nếu hai cột lệch nhau, chắc chắn có lỗi số học hoặc lỗi chuyển sổ. Bảng cân đối số phát sinh ở Việt Nam còn trình bày thêm số dư đầu kỳ và phát sinh trong kỳ, nên vừa kiểm tra được số dư vừa kiểm tra được phát sinh.
Từ trial balance, kế toán thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ (adjusting entries) như trích khấu hao, chi phí phải trả, phân bổ chi phí trả trước, rồi lập adjusted trial balance. Các tài khoản tài sản, nợ và vốn đi vào bảng cân đối kế toán; các tài khoản doanh thu và chi phí đi vào báo cáo kết quả kinh doanh.
Giới hạn quan trọng: bảng cân đối thử cân bằng không có nghĩa là sổ sách đúng. Nhiều loại lỗi vẫn giữ hai cột bằng nhau: bỏ sót hẳn một nghiệp vụ (error of omission), ghi đúng loại nhưng sai tài khoản (error of commission), ghi sai bản chất như hạch toán chi phí thành tài sản (error of principle), hai lỗi bù trừ nhau (compensating error) hoặc ghi đảo ngược hoàn toàn Nợ và Có. Khi bảng không cân, kế toán thường tạm đưa phần chênh vào suspense account (tài khoản treo) cho tới khi tìm ra lỗi.
Key Points
- Liệt kê số dư mọi tài khoản sổ cái theo hai cột Nợ và Có.
- Tổng hai cột lệch là chắc chắn có lỗi; bằng nhau chưa chắc đã đúng.
- Là điểm xuất phát cho bút toán điều chỉnh và lập báo cáo tài chính.
- Chênh lệch tạm thời đưa vào suspense account cho tới khi sửa xong lỗi.
- Ở Việt Nam thường gọi là bảng cân đối số phát sinh.
Examples
Worked Example
Lập bảng cân đối thử cuối năm
Công ty CP Thương mại Kim Long (số liệu giả định) có số dư cuối năm (triệu đồng): tiền 420, phải thu 310, hàng tồn kho 270, TSCĐ nguyên giá 900, hao mòn luỹ kế 180, phải trả người bán 260, vay ngân hàng 400, vốn góp 800, lợi nhuận chưa phân phối đầu năm 120, doanh thu 1.500, giá vốn 1.050, chi phí bán hàng và quản lý 260, chi phí lãi vay 50.
- Xếp cột Nợ (tài sản và chi phí): 420 + 310 + 270 + 900 + 1.050 + 260 + 50 = 3.260.
- Xếp cột Có (hao mòn luỹ kế, nợ, vốn, doanh thu): 180 + 260 + 400 + 800 + 120 + 1.500 = 3.260.
- Hai cột bằng nhau: 3.260 = 3.260, không có lỗi số học hay lỗi chuyển sổ rõ ràng.
- Lợi nhuận trước thuế ước tính từ bảng = 1.500 - 1.050 - 260 - 50 = 140 triệu đồng.
Bảng cân đối thử của Kim Long cân bằng ở 3.260 triệu đồng. Hao mòn luỹ kế nằm bên Có dù là khoản điều chỉnh giảm tài sản, đây là điểm người mới hay xếp nhầm cột.
Real-World Scenario
Kiểm toán viên bắt đầu từ bảng cân đối số phát sinh
Khi bắt đầu kiểm toán báo cáo năm của một công ty sản xuất, nhóm kiểm toán xin bảng cân đối số phát sinh và so số dư từng tài khoản với báo cáo tài chính nháp và với năm trước.
Nhóm phát hiện TK 242 (chi phí trả trước) tăng gấp ba trong khi doanh thu đi ngang, nên khoanh vùng tài khoản này để kiểm tra chi tiết. Bảng cân đối thử giúp kiểm toán viên nhìn toàn cảnh số dư và chọn khu vực có rủi ro trước khi đi vào chứng từ.
Exam Practice
Câu hỏi kiểu ACCA FA về suspense account
Tổng cột Nợ của bảng cân đối thử là 2.450, tổng cột Có là 2.432. Nguyên nhân duy nhất là một khoản doanh thu 9 bị ghi vào bên Nợ thay vì bên Có của tài khoản doanh thu. Suspense account ban đầu và bút toán sửa?
- Chênh lệch = 2.450 - 2.432 = 18, cột Nợ lớn hơn nên mở suspense account bên Có 18.
- Lỗi làm bên Nợ thừa 9 và bên Có thiếu 9, tổng lệch 9 × 2 = 18.
- Bút toán sửa: Nợ Suspense 18 / Có Sales 18, suspense về 0.
Suspense account ban đầu là Có 18 và được xoá bằng bút toán Nợ Suspense 18 / Có Sales 18. Bẫy: chỉ sửa 9, quên rằng ghi sai bên làm lệch gấp đôi số tiền.
Common Mistakes
Common Mistake
Bảng cân đối thử cân nhưng lợi nhuận vẫn sai
Kế toán ghi khoản mua văn phòng phẩm 15 triệu đồng vào TSCĐ (Nợ TK 211 / Có TK 111) thay vì chi phí quản lý (Nợ TK 642). Bảng cân đối thử vẫn cân nên không ai phát hiện.
Đây là error of principle: tài sản bị thổi phồng 15 triệu đồng và chi phí bị ghi thiếu 15 triệu đồng, nên lợi nhuận trước thuế cao hơn thực tế 15 triệu đồng. Cách đúng: rà soát bản chất các khoản ghi tăng TSCĐ, chuyển 15 triệu đồng sang TK 642.
- Cho rằng bảng cân đối thử cân bằng nghĩa là sổ sách không có sai sót.
- Xếp hao mòn luỹ kế hoặc dự phòng vào cột Nợ như tài sản bình thường.
- Sửa chênh lệch bằng cách điều chỉnh tuỳ ý một tài khoản thay vì tìm lỗi gốc.
Exam Tip
ACCA FA thường hỏi loại lỗi nào không làm bảng cân đối thử mất cân bằng và cách sửa qua suspense account; nhớ rằng lỗi ghi sai bên tạo chênh lệch gấp đôi số tiền.