Double-Entry Bookkeeping
Ghi sổ kép (bút toán kép)
Double-entry bookkeeping (ghi sổ kép) là phương pháp ghi mỗi nghiệp vụ vào ít nhất hai tài khoản, một bên Nợ (debit) và một bên Có (credit), với tổng số tiền hai bên bằng nhau. Nhờ vậy phương trình kế toán luôn cân bằng và sổ sách có cơ chế tự kiểm tra. Đây là nguyên tắc ghi sổ bắt buộc của mọi hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện đại.
Explanation
Ý tưởng của double-entry bookkeeping rất đơn giản: mọi nghiệp vụ đều có hai mặt, giá trị đi vào đâu và đến từ đâu. Bán hàng thu tiền thì tiền tăng và doanh thu tăng; trả nợ người bán thì tiền giảm và nợ phải trả giảm. Mỗi bút toán (journal entry) vì vậy có tổng bên Nợ bằng tổng bên Có, và cộng tất cả bút toán lại thì tổng Nợ luôn bằng tổng Có.
Quy tắc ghi: tài sản và chi phí tăng ghi bên Nợ, giảm ghi bên Có; nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu tăng ghi bên Có, giảm ghi bên Nợ. Ở Việt Nam, hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp (quen thuộc từ Thông tư 200/2014/TT-BTC) đánh số tài khoản: 111 tiền mặt, 112 tiền gửi ngân hàng, 131 phải thu khách hàng, 331 phải trả người bán, 511 doanh thu, 632 giá vốn hàng bán. Người làm kế toán quen viết bút toán dạng "Nợ TK 112 / Có TK 511".
Điều dễ gây nhầm nhất là chữ "Nợ" trong kế toán không có nghĩa là món nợ phải trả, và "Có" không có nghĩa là có thêm tiền. Đây chỉ là hai cột trái và phải của tài khoản. Cũng cần phân biệt ghi sổ kép với single-entry (ghi sổ đơn) mà nhiều hộ kinh doanh dùng: sổ đơn chỉ ghi thu chi tiền, không theo dõi được công nợ, tài sản và vốn một cách có hệ thống.
Key Points
- Mỗi nghiệp vụ ghi vào ít nhất hai tài khoản, tổng Nợ bằng tổng Có.
- Tài sản, chi phí tăng ghi Nợ; nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu tăng ghi Có.
- "Nợ" và "Có" chỉ là hai cột của tài khoản, không mang nghĩa đời thường.
- Ghi sổ kép giữ cho phương trình kế toán luôn cân bằng.
- Sổ cân bằng chưa chắc đúng: ghi ngược hoặc sai tài khoản vẫn cân.
Examples
Worked Example
Lập bút toán cho 4 nghiệp vụ và kiểm tra tổng Nợ, tổng Có
Công ty CP Thực phẩm Sen Vàng (số liệu giả định) có 4 nghiệp vụ trong tuần: (1) bán hàng thu chuyển khoản 220 triệu đồng, đã gồm VAT 10%; (2) xuất kho số hàng đã bán, giá vốn 140 triệu đồng; (3) mua nguyên vật liệu chưa trả tiền, giá chưa thuế 60 triệu đồng, VAT 10%; (4) chuyển khoản trả hết nợ cho người bán ở nghiệp vụ 3.
- (1) Doanh thu chưa thuế = 220 / 1,1 = 200; VAT đầu ra = 20. Nợ TK 112: 220 / Có TK 511: 200, Có TK 3331: 20.
- (2) Nợ TK 632: 140 / Có TK 156: 140.
- (3) VAT đầu vào = 60 × 10% = 6. Nợ TK 152: 60, Nợ TK 1331: 6 / Có TK 331: 66.
- (4) Nợ TK 331: 66 / Có TK 112: 66.
- Tổng Nợ = 220 + 140 + 60 + 6 + 66 = 492; tổng Có = 200 + 20 + 140 + 66 + 66 = 492.
Tổng Nợ bằng tổng Có, đều 492 triệu đồng. Tiền gửi ngân hàng tăng ròng 220 - 66 = 154 triệu đồng, và mỗi nghiệp vụ đều có hai mặt rõ ràng.
Real-World Scenario
Hộ kinh doanh chuyển từ sổ thu chi sang ghi sổ kép
Chị Lan điều hành một cửa hàng vật liệu xây dựng, trước đây chỉ ghi sổ thu chi tiền mặt. Khi chuyển thành công ty TNHH để vay vốn ngân hàng, chị phải lập báo cáo tài chính và thuê kế toán ghi sổ kép.
Lần đầu tiên chị Lan thấy rõ khách hàng đang nợ mình bao nhiêu (TK 131), mình nợ nhà cung cấp bao nhiêu (TK 331) và hàng tồn kho trị giá bao nhiêu. Ngân hàng cũng chỉ chấp nhận hồ sơ khi có bảng cân đối kế toán, thứ mà sổ thu chi không thể tạo ra.
Exam Practice
Câu hỏi kiểu ACCA FA về bút toán
Chủ doanh nghiệp tư nhân lấy hàng hoá giá vốn 5 triệu đồng ra dùng cho gia đình. Bút toán đúng là gì?
- Hàng hoá (tài sản) giảm nên ghi Có tài khoản hàng hoá (hoặc mua hàng) 5.
- Chủ rút vốn (drawings) làm giảm vốn chủ sở hữu, ghi Nợ drawings 5.
Nợ Drawings 5 / Có Inventory (Purchases) 5. Bẫy: ghi Nợ chi phí, làm lợi nhuận giảm sai, trong khi đây là chủ rút vốn chứ không phải chi phí kinh doanh.
Common Mistakes
Common Mistake
Ghi ngược bên Nợ và bên Có khi nhận tiền vay
Một kế toán mới nhận khoản vay 500 triệu đồng vào tài khoản ngân hàng nhưng ghi Nợ TK 341 (vay) / Có TK 112 (tiền gửi), vì nghĩ "vay là nợ nên ghi bên Nợ".
Bút toán sai làm tiền gửi giảm 500 thay vì tăng 500, nên số dư tiền lệch 1.000 triệu đồng so với thực tế, và khoản vay cũng lệch 1.000 triệu đồng. Tổng Nợ vẫn bằng tổng Có nên bảng cân đối thử không phát hiện ra. Cách đúng: tiền (tài sản) tăng ghi Nợ TK 112 500, khoản vay (nợ phải trả) tăng ghi Có TK 341 500.
- Hiểu chữ "Nợ" là món nợ phải trả nên ghi tăng khoản vay vào bên Nợ.
- Chỉ ghi một vế của nghiệp vụ, ví dụ ghi giảm tiền mà quên ghi giảm nợ người bán.
- Tin rằng tổng Nợ bằng tổng Có nghĩa là sổ sách không có sai sót.
- Gộp VAT vào doanh thu thay vì tách sang tài khoản thuế phải nộp.
Exam Tip
ACCA FA (Financial Accounting) kiểm tra rất nhiều câu "which double entry is correct"; hãy xác định loại tài khoản (tài sản, nợ, vốn, doanh thu, chi phí) trước rồi mới chọn bên Nợ hay Có.