General Ledger
Sổ cái
General ledger (sổ cái) là tập hợp tất cả tài khoản kế toán của doanh nghiệp, mỗi tài khoản ghi số dư đầu kỳ, các phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối kỳ. Mọi bút toán trong sổ nhật ký đều được chuyển (posting) vào sổ cái. Số dư cuối kỳ trên sổ cái là nguồn số liệu để lập bảng cân đối thử và báo cáo tài chính.
Explanation
Nếu sổ nhật ký (journal) ghi nghiệp vụ theo thứ tự thời gian, thì general ledger sắp xếp lại cùng số liệu đó theo từng tài khoản. Nhờ sổ cái, kế toán trả lời được ngay câu hỏi "cuối tháng tiền gửi ngân hàng còn bao nhiêu" hay "doanh thu quý này là bao nhiêu" mà không phải lật lại từng chứng từ. Ở Việt Nam, hình thức Nhật ký chung là phổ biến nhất: nghiệp vụ ghi vào sổ Nhật ký chung trước, rồi từ đó ghi vào Sổ Cái từng tài khoản.
Mỗi tài khoản trên sổ cái thường được hình dung như chữ T (T-account): bên trái là Nợ, bên phải là Có. Với tài khoản tài sản và chi phí, số dư thường nằm bên Nợ: số dư cuối = đầu kỳ + phát sinh Nợ - phát sinh Có. Với tài khoản nợ phải trả, vốn và doanh thu thì ngược lại, số dư nằm bên Có.
Cần phân biệt sổ cái (tài khoản tổng hợp) với subsidiary ledger (sổ chi tiết). Tài khoản 131 trên sổ cái cho biết tổng phải thu, còn sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng. Tổng các sổ chi tiết phải khớp với số dư tài khoản tổng hợp (control account), nếu lệch là dấu hiệu ghi thiếu hoặc ghi trùng. Ngày nay phần mềm kế toán tự động chuyển sổ, nhưng hiểu sổ cái vẫn cần để rà soát, đối chiếu và giải thích số liệu.
Key Points
- Sổ cái tổng hợp mọi nghiệp vụ theo từng tài khoản, còn nhật ký ghi theo thời gian.
- Tài sản, chi phí có số dư bên Nợ; nợ phải trả, vốn, doanh thu có số dư bên Có.
- Số dư cuối kỳ của sổ cái là đầu vào của bảng cân đối thử.
- Tổng sổ chi tiết phải khớp với tài khoản tổng hợp tương ứng trên sổ cái.
Formula
Closing balance (tài khoản tài sản, chi phí) = Opening balance + Total debits - Total credits
- Opening balance
- Số dư đầu kỳ, lấy từ số dư cuối kỳ trước trên sổ cái.
- Total debits
- Tổng phát sinh bên Nợ của tài khoản trong kỳ.
- Total credits
- Tổng phát sinh bên Có của tài khoản trong kỳ.
Với tài khoản nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu: số dư cuối = đầu kỳ + phát sinh Có - phát sinh Nợ.
Examples
Worked Example
Khoá sổ tài khoản 112 cuối tháng
Công ty TNHH Nội thất Hà Thành (số liệu giả định) có số dư đầu tháng TK 112 (tiền gửi ngân hàng) là 350 triệu đồng. Trong tháng: thu tiền khách hàng 180 triệu, nhận giải ngân vay ngắn hạn 200 triệu, trả nhà cung cấp 260 triệu, trả lương 95 triệu, nộp thuế 40 triệu đồng.
- Tổng phát sinh Nợ (tiền vào) = 180 + 200 = 380 triệu đồng.
- Tổng phát sinh Có (tiền ra) = 260 + 95 + 40 = 395 triệu đồng.
- Số dư cuối tháng = 350 + 380 - 395 = 335 triệu đồng, số dư bên Nợ.
- Đối chiếu với sổ phụ ngân hàng: nếu ngân hàng báo 334,5 triệu đồng thì còn 0,5 triệu đồng chênh lệch cần tìm nguyên nhân.
TK 112 trên sổ cái có số dư cuối tháng 335 triệu đồng. Con số này được chuyển sang bảng cân đối thử và là dòng tiền gửi ngân hàng trên bảng cân đối kế toán, sau khi đã đối chiếu xong với ngân hàng.
Real-World Scenario
Kế toán trưởng truy vết một khoản chi bất thường
Anh Phong, kế toán trưởng một công ty phân phối, thấy chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) tháng 9 tăng 30% so với tháng 8. Anh mở sổ cái TK 642, lọc theo phát sinh Nợ và sắp xếp theo số tiền.
Trong vài phút anh tìm ra một bút toán 85 triệu đồng tiền sửa chữa văn phòng lẽ ra phải phân bổ dần qua TK 242 (chi phí trả trước). Sổ cái cho phép đi từ con số tổng trên báo cáo về đúng chứng từ gốc, nên là công cụ chính khi rà soát và khi làm việc với kiểm toán viên.
Common Mistakes
Common Mistake
Sổ chi tiết công nợ không khớp với sổ cái
Cuối quý, số dư TK 131 trên sổ cái là 1.270 triệu đồng, nhưng tổng sổ chi tiết của 45 khách hàng chỉ là 1.240 triệu đồng. Nhân viên kế toán điều chỉnh sổ cái giảm 30 triệu đồng cho khớp.
Điều chỉnh như vậy là sai vì chưa tìm nguyên nhân. Kiểm tra lại thì một hoá đơn 30 triệu đồng đã ghi vào sổ cái nhưng quên ghi vào sổ chi tiết của khách hàng. Cách đúng: tìm ra nghiệp vụ gây lệch, bổ sung vào sổ chi tiết, giữ nguyên sổ cái 1.270 triệu đồng.
- Tính số dư tài khoản nợ phải trả theo công thức của tài khoản tài sản, làm sai dấu.
- Ép sổ cái khớp với sổ chi tiết mà không tìm nguyên nhân chênh lệch.
- Bỏ qua đối chiếu sổ cái tiền gửi với sổ phụ ngân hàng hằng tháng.
Exam Tip
ACCA FA hay cho số dư đầu kỳ và vài nghiệp vụ rồi hỏi số dư cuối kỳ của một tài khoản, hoặc hỏi cách xử lý chênh lệch giữa control account và sổ chi tiết.