Allowance for Doubtful Accounts
Dự phòng phải thu khó đòi
Allowance for doubtful accounts (dự phòng phải thu khó đòi) là khoản ước tính phần accounts receivable (phải thu khách hàng) có thể không thu được, được ghi nhận làm giảm giá trị phải thu trên bảng cân đối. Chi phí tương ứng (bad debt expense) được ghi vào kỳ phát sinh doanh thu chứ không đợi tới lúc khách hàng thực sự vỡ nợ. Nhờ đó phải thu được trình bày theo giá trị thuần có thể thu hồi.
Explanation
Bán chịu luôn đi kèm rủi ro một số khách hàng không trả. Nếu chờ đến khi chắc chắn mất tiền mới ghi chi phí (direct write-off method), lợi nhuận kỳ bán hàng bị thổi phồng còn kỳ xóa nợ bị kéo xuống. Phương pháp dự phòng (allowance method) ước tính tổn thất ngay từ đầu, phù hợp với matching principle (nguyên tắc phù hợp) và cho bảng cân đối phản ánh đúng số tiền thực sự kỳ vọng thu về.
Theo IFRS 9, phải thu thương mại áp dụng simplified approach (cách tiếp cận đơn giản hóa): ghi nhận lifetime expected credit loss (tổn thất tín dụng kỳ vọng suốt đời), thường bằng provision matrix (ma trận dự phòng) gồm tỷ lệ tổn thất theo từng nhóm tuổi nợ dựa trên lịch sử và điều chỉnh theo triển vọng kinh tế. Tức là kể cả khoản chưa quá hạn cũng có một tỷ lệ dự phòng nhỏ.
Theo quy định Việt Nam (Thông tư 48/2019/TT-BTC về trích lập dự phòng), doanh nghiệp trích dự phòng cho khoản nợ quá hạn theo mức: từ 6 tháng đến dưới 1 năm là 30%, từ 1 đến dưới 2 năm là 50%, từ 2 đến dưới 3 năm là 70%, từ 3 năm trở lên là 100%, cùng các trường hợp khách hàng phá sản, giải thể. Cách này dựa trên thời gian quá hạn (gần với incurred loss) nên thường trích ít và muộn hơn IFRS 9. Nên kiểm tra văn bản sửa đổi mới nhất trước khi áp dụng.
Khi xóa một khoản nợ không đòi được, bút toán ghi giảm dự phòng và giảm phải thu, không tạo thêm chi phí, vì chi phí đã được ghi khi lập dự phòng. Chi phí trong kỳ là số cần điều chỉnh để số dư dự phòng cuối kỳ đạt mức yêu cầu.
Key Points
- Là tài khoản điều chỉnh giảm phải thu, phải thu được trình bày theo giá trị thuần.
- IFRS 9 dùng tổn thất kỳ vọng suốt đời và ma trận dự phòng theo tuổi nợ.
- Quy định Việt Nam trích theo thời gian quá hạn: 30%, 50%, 70%, 100%.
- Xóa nợ dùng dự phòng đã lập, không ghi thêm chi phí.
- Dự phòng quá thấp làm lợi nhuận và tài sản bị thổi phồng.
Formula
Required allowance = Σ (AR in aging bucket × Expected loss rate); Bad debt expense = Required allowance - (Opening allowance - Write-offs)
- AR in aging bucket
- Số dư phải thu theo từng nhóm tuổi nợ, lấy từ bảng tuổi nợ (aging report) cuối kỳ.
- Expected loss rate
- Tỷ lệ tổn thất ước tính của nhóm đó, theo lịch sử thu nợ và điều chỉnh triển vọng (IFRS 9) hoặc theo tỷ lệ quy định (Việt Nam).
- Opening allowance
- Số dư dự phòng đầu kỳ trên bảng cân đối.
- Write-offs
- Các khoản nợ đã xóa trong kỳ, trừ vào dự phòng.
Nếu có khoản đã xóa nay thu hồi lại được, cộng khoản đó vào số dư dự phòng trước điều chỉnh.
Examples
Worked Example
Lập dự phòng bằng ma trận tuổi nợ
Công ty CP Hóa chất Tân Hưng (số liệu giả định) có phải thu cuối năm 6.000 triệu đồng: chưa quá hạn 4.000 triệu (tỷ lệ tổn thất 1%), quá hạn 1-90 ngày 1.200 triệu (5%), 91-180 ngày 600 triệu (20%), trên 180 ngày 200 triệu (60%). Dự phòng đầu năm 250 triệu đồng, trong năm đã xóa nợ 50 triệu đồng.
- Dự phòng từng nhóm: 4.000 × 1% = 40; 1.200 × 5% = 60; 600 × 20% = 120; 200 × 60% = 120 triệu đồng.
- Dự phòng cần có = 40 + 60 + 120 + 120 = 340 triệu đồng.
- Số dư trước điều chỉnh = 250 - 50 = 200 triệu đồng.
- Chi phí dự phòng năm nay = 340 - 200 = 140 triệu đồng.
- Phải thu thuần trên bảng cân đối = 6.000 - 340 = 5.660 triệu đồng.
Tân Hưng ghi 140 triệu đồng chi phí dự phòng, và trình bày phải thu thuần 5.660 triệu đồng. Khoản xóa nợ 50 triệu đồng trong năm không làm tăng chi phí vì đã dùng dự phòng lập từ trước.
Real-World Scenario
Kiểm toán viên chất vấn mức dự phòng
Chị Ngọc, kiểm toán viên, thấy một nhà phân phối (giả định) có nợ quá hạn trên 180 ngày tăng gấp đôi nhưng dự phòng không đổi, vì kế toán chỉ trích cho khoản quá hạn từ 6 tháng theo tỷ lệ tối thiểu và bỏ qua một đại lý lớn đang mất khả năng thanh toán.
Chị Ngọc yêu cầu đánh giá riêng đại lý này dựa trên thông tin hiện có (ngừng hoạt động, nợ thuế) và trích dự phòng theo khả năng thu hồi thực tế, không chỉ dựa vào số tháng quá hạn. Lợi nhuận trước thuế giảm, nhưng báo cáo phản ánh đúng rủi ro tín dụng.
Exam Practice
Câu hỏi kiểu ACCA FR / FA
Dự phòng đầu năm 30, trong năm xóa nợ 12, thu hồi một khoản đã xóa trước đó 2. Cuối năm cần dự phòng 35. Hỏi chi phí nợ khó đòi trong năm.
- Số dư trước điều chỉnh = 30 - 12 + 2 = 20.
- Chi phí cần ghi = 35 - 20 = 15.
Chi phí là 15. Bẫy thường gặp là trả lời 5 (chỉ lấy 35 - 30) hoặc cộng thêm khoản xóa nợ 12 vào chi phí lần nữa.
Common Mistakes
Common Mistake
Ghi chi phí hai lần khi xóa nợ
Một khoản nợ 50 triệu đồng đã được trích dự phòng 100% năm trước. Năm nay khách hàng phá sản, kế toán ghi Nợ chi phí 50 triệu, Có phải thu 50 triệu.
Chi phí bị ghi hai lần: một lần khi lập dự phòng, một lần khi xóa nợ, nên lợi nhuận năm nay thấp hơn 50 triệu đồng và dự phòng vẫn còn treo. Bút toán đúng là Nợ dự phòng phải thu khó đòi 50 triệu, Có phải thu khách hàng 50 triệu, không ảnh hưởng lợi nhuận.
- Chỉ trích dự phòng khi khoản nợ đã quá hạn lâu, bỏ qua thông tin khách hàng đang gặp khó khăn.
- Ghi chi phí khi xóa nợ dù khoản đó đã được trích dự phòng.
- Tính chi phí dự phòng bằng số dư cuối kỳ thay vì số chênh lệch cần điều chỉnh.
- Giảm dự phòng không có căn cứ để đạt chỉ tiêu lợi nhuận.
Exam Tip
ACCA FA và FR hay cho bảng tuổi nợ, dự phòng đầu kỳ và nợ đã xóa, yêu cầu tính chi phí trong kỳ; CFA Level I (Financial Statement Analysis) hỏi việc giảm dự phòng như một dấu hiệu quản trị lợi nhuận.