Flexible Budget
Ngân sách linh hoạt
Flexible budget (ngân sách linh hoạt) là ngân sách được điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế: biến phí được tính lại theo sản lượng thực tế, định phí giữ nguyên. Nó cho biết chi phí và lợi nhuận "đáng lẽ phải là bao nhiêu" ở sản lượng thực sự đạt được. So sánh thực tế với flexible budget giúp tách ảnh hưởng của sản lượng khỏi ảnh hưởng của giá và hiệu quả.
Explanation
Static budget (ngân sách tĩnh) lập cho một mức sản lượng duy nhất. Khi sản lượng thực tế khác kế hoạch, so sánh chi phí thực tế với ngân sách tĩnh là khập khiễng: bán nhiều hơn thì tất nhiên tốn nhiều nguyên liệu hơn. Flexible budget khắc phục điều đó bằng cách dùng công thức chi phí: định phí + biến phí đơn vị × sản lượng thực tế.
Tổng chênh lệch giữa thực tế và ngân sách tĩnh được tách thành hai phần. Sales volume variance (chênh lệch sản lượng) = flexible budget - static budget, do bán nhiều hay ít hơn kế hoạch, thuộc trách nhiệm bộ phận bán hàng. Flexible budget variance (chênh lệch ngân sách linh hoạt) = thực tế - flexible budget, do giá bán, giá đầu vào và hiệu quả sử dụng, và có thể tiếp tục tách bằng standard costing.
Flexible budget cũng dùng được trước khi kỳ bắt đầu: lập ngân sách ở nhiều mức hoạt động (ví dụ 80%, 100%, 120% công suất) để chuẩn bị cho các kịch bản. Doanh nghiệp dịch vụ như khách sạn, bệnh viện, hãng vận tải dùng nó để đánh giá chi phí theo số đêm phòng, số ca khám hay số km.
Cần phân biệt với rolling forecast: flexible budget điều chỉnh theo hoạt động thực tế để đánh giá kết quả đã xảy ra, còn rolling forecast cập nhật dự báo cho các kỳ tương lai.
Key Points
- Biến phí tính lại theo sản lượng thực tế, định phí giữ nguyên.
- Sales volume variance = flexible budget - static budget.
- Flexible budget variance = thực tế - flexible budget, phản ánh giá và hiệu quả.
- Là chuẩn đúng để đánh giá hiệu quả chi phí của bộ phận sản xuất.
- Có thể lập trước ở nhiều mức hoạt động để chuẩn bị kịch bản.
Formula
Flexible budget cost = Fixed costs + Variable cost per unit × Actual output
- Fixed costs
- Định phí theo ngân sách (giữ nguyên, không điều chỉnh theo sản lượng trong relevant range).
- Variable cost per unit
- Biến phí định mức hoặc biến phí ngân sách cho mỗi đơn vị.
- Actual output
- Sản lượng thực tế đạt được trong kỳ, từ báo cáo sản xuất hoặc bán hàng.
Tổng chênh lệch so với ngân sách tĩnh = sales volume variance + flexible budget variance.
Examples
Worked Example
Xưởng in vượt ngân sách hay đang làm tốt?
Xưởng in Thành Đạt (số liệu giả định) có ngân sách tĩnh: 10.000 sản phẩm, giá bán 30.000 đồng, biến phí 15.000 đồng/sản phẩm, định phí 80 triệu đồng. Thực tế: bán 12.000 sản phẩm giá 29.500 đồng; biến phí 186 triệu, định phí 82 triệu đồng.
- Ngân sách tĩnh: doanh thu 300 triệu, chi phí 150 + 80 = 230 triệu, lợi nhuận 70 triệu đồng.
- Flexible budget ở 12.000 sản phẩm: doanh thu 12.000 × 30.000 = 360 triệu; chi phí 12.000 × 15.000 + 80 = 180 + 80 = 260 triệu; lợi nhuận 100 triệu đồng.
- Thực tế: doanh thu 12.000 × 29.500 = 354 triệu; chi phí 186 + 82 = 268 triệu; lợi nhuận 86 triệu đồng.
- Sales volume variance = 100 - 70 = 30 triệu F; flexible budget variance = 86 - 100 = 14 triệu A (giá bán 6 A, biến phí 6 A, định phí 2 A).
So với ngân sách tĩnh, chi phí vượt 38 triệu đồng nhưng lợi nhuận vẫn hơn 16 triệu đồng. Flexible budget cho thấy bán hàng làm rất tốt (30 triệu F), còn giá bán, chi phí và định phí cùng làm hụt 14 triệu đồng, đó là phần quản lý cần giải trình.
Real-World Scenario
Bệnh viện tư đánh giá chi phí khoa xét nghiệm
Bác sĩ Tâm, giám đốc vận hành một bệnh viện tư (giả định), nhận báo cáo khoa xét nghiệm vượt ngân sách vật tư 18% trong quý có dịch sốt xuất huyết. Số xét nghiệm thực tế tăng 25% so với kế hoạch.
Phòng tài chính lập flexible budget theo số xét nghiệm thực tế: chi phí vật tư đáng lẽ phải tăng 25%, nên thực tế còn thấp hơn ngân sách linh hoạt khoảng 5,6%. Khoa xét nghiệm được ghi nhận kiểm soát chi phí tốt thay vì bị phê bình.
Common Mistakes
Common Mistake
Điều chỉnh cả định phí theo sản lượng
Với xưởng in Thành Đạt ở trên, một nhân viên lập flexible budget bằng cách nhân toàn bộ chi phí ngân sách 230 triệu đồng với 12.000 / 10.000 = 1,2, ra 276 triệu đồng, và kết luận xưởng tiết kiệm 8 triệu đồng.
Định phí 80 triệu đồng không tăng khi sản lượng tăng trong relevant range. Flexible budget đúng là 260 triệu đồng, nên xưởng thực ra vượt chi phí 8 triệu đồng (268 - 260). Nhân cả định phí làm một chênh lệch bất lợi trông như thuận lợi.
- So chi phí thực tế với ngân sách tĩnh khi sản lượng thực tế khác kế hoạch.
- Điều chỉnh cả định phí theo tỷ lệ sản lượng.
- Dùng sản lượng kế hoạch thay vì sản lượng thực tế khi lập flexible budget.
- Quy trách nhiệm sales volume variance cho bộ phận sản xuất.
Exam Tip
CMA Part 1 (Performance Management) và ACCA PM hay yêu cầu lập flexible budget rồi tách tổng chênh lệch thành sales volume variance và flexible budget variance; nhớ giữ nguyên định phí.